社内の情報共有を効率よくする6つのポイント！重要性やおろそかになる理由などを詳しく紹介

いつもご覧いただきありがとうございます。株式会社グラニーレの坂田です。

一度は情報共有の活性化について悩んだことがあるのではないでしょうか。
社員同士の情報共有がうまくいっていないと企業の信頼度が落ち、生産性にも影響します。

今回の記事では、社内の情報共有がなぜ重要なのか、おろそかになる理由や起こる問題などについて解説していきます。
また、情報共有を活性化させるポイントや事例もご紹介していますのでぜひご覧ください。

なぜ社内の情報共有が重要なのか

なぜ社内の情報共有が重要なのでしょうか。

情報共有がされていないとトラブルやミスを起こす原因になってしまうからです。
社内の情報共有がされることで一人ひとりがもつノウハウや情報を蓄積し、企業で活用することができます。
さらには、お客様の信頼度を獲得することにつながるので情報共有はとても重要になってきます。他にも、

・情報を探す手間やストレスを減らせる
・トラブルへのリスクを減らせる
・会社に対する品質や信頼度が向上する
・ナレッジやのノウハウを共有することによる業務効率化・生産性が上がる
・チームや部署間のコミュニケーションを活性化できる

のような効果が得られます。

また、社員が持っている情報を共有することで、必要な業務を漏れなく行うことができます。
加えて、情報共有を習慣的に行えるようにするとトラブルやミスなど事前にリスクを減らすことができます。

近年ではコロナウイルスの影響を受け、リモートワークを導入されている企業が多くなってきています。リモートワークは効率よく仕事を進められるのが特徴ですが、社員とのコミュニケーション頻度が少なくなり情報共有の機会が減ってしまう可能性があります。

そうならないためにも、社員同士の信頼感を高め、常に情報共有できるようにしましょう。

社内の情報共有がうまくいかない、おろそかになる理由

情報共有がおろそかになってしまったり、うまくいかない理由には会社によって違いがあります。
具体的な理由は、

• 部署間の連携やチームワークが悪い
• 情報共有の方法やタイミングがバラバラ
• 重要ではないと思っている

といった理由があげられます。
1つずつ解説していきます。

部署間の連携やチームワークが悪い

会社によっては、部署間の連携が取りづらく業務連携ができないというところがあります。
さらには、連携が取りにくいからメールや電話で済ませてしまったり、重要な業務でもすぐに送らず見送ってしまうこともあり得ます。
また、連携をとっている部署のチームワークが悪いとこちらにまで被害が及ぶケースもあるでしょう。

情報共有の方法やタイミングがバラバラ

報連相がうまくいっている会社は常にどんな内容でもすぐに確認するのが特徴です。業務で完了したもの新たに取り組んでいるものなど些細なことでも共有しています。
ですが、情報共有の方法やタイミングが悪いと部署内の雰囲気を悪くしてしまいます。
「〇〇の件について相談したいけど、上司が忙しくて声をかけづらい」などとなってしまうと急ぎや重要な仕事でも共有することができません。
一方で、タイミングを逃して共有すると「どうして早く言ってくれなかったのか」となってしまうケースも。社員同士の信頼にもつながってきます。

重要ではないと思っている

社員のとらえ方によっては「この情報は共有する必要がない」と独断で考えてしまう人もいらっしゃいます。
「こんな小さなことまで報告する必要があるのか」「そんなことを相談されても要らない情報を…と思われてしまうのではないか」などという考えに陥ってしまいます。
そのため、重要な情報でさえも共有されずトラブルにつながってしまう可能性があるでしょう。

社内の情報共有がない職場の特徴

社内の情報共有が重要な理由が分かりましたね。
しかし、会社によっては情報共有ができない、または、ない職場があるのではないでしょうか。
そんな職場の特徴は、

1. 個人プレーが多い
2. 部署が孤立している
3. 社内情報が多すぎる

以上の内容のような理由があります。詳しく見ていきましょう。

個人プレーが多い

個人プレーが多い会社では、自分が正しく自分の持っているやり方が正確だと思ってしまうことが原因です。会社はチームやグループで行う仕事が多いはずです。
そうなってしまうと社員同士の関係も悪く、ミスを誘発する恐れがあります。

部署が孤立している

情報共有がない部署は孤立しているのも特徴です。
上司に報告や連絡をしたくても、上司に話しかけづらい雰囲気を出されてしまうと情報共有が円滑にできません。
それにより社員と上司の関係が悪くなり他の部署から目立ってしまい孤立してしまうでしょう。

社内情報が多すぎる

社内情報が溢れすぎて上手く円滑に回せていないことも特徴です。
情報共有するにしても情報が多すぎると上手く共有できなくなってしまいます。どんな情報を誰に共有するのか、情報の取捨選択をして何を共有すべきかを考えることが必要となっていきます。

社内の情報共有がされていないと起こる問題

社内の情報共有がうまくいっていないと会社から孤立してしまいます。社員の報連相によって情報共有されていないことで、以下のような問題が起こる可能性があります。

・部署間の連携やチームワークの欠如
・人間関係に問題がでやすくなる
・重要な情報が不足し業務に影響を及ぼす
・組織が弱体化する

具体的に見ていきましょう。

部署間の連携やチームワークの欠如

会社で仕事をする時は常に連携やチームワークが重要になります。
しかし、社内の情報共有がうまくいっていないと連携どころかチームの雰囲気も悪くなってしまいます。
さらには、重要な案件の場合だとミスやトラブルにつながる恐れがあるでしょう。

人間関係に問題がでやすくなる

社員同士の情報共有には互いの信頼関係が必要となってきます。
上司や先輩・後輩関係なく意見を出し合うことができる環境が必要です。
しかし、情報共有が不足すると人間関係が悪くなり、悪化すると会社の雰囲気まで悪くなってしまいます。
人間関係が悪い職場は離職される原因になるので、早めの改善が必要になってくるでしょう。

重要な情報が不足し業務に影響を及ぼす

情報共有のポイントは迅速な対応が必要です。
また、早さも重要ですが正確に伝えることがポイントになります。
例えば「〇〇さんに聞いた時は□□だったのに、△△さんに聞いたら言っている内容が異なる」となってしまい、業務を進めにくくなってしまいます。
そうなってしまうと仕事の効率が悪くなってしまい非効率になってしまうでしょう。
一度整理してから他の人と食い違いがないか確認することが大切です。

組織が弱体化する

社内の情報共有がされていないことで組織が弱体化してしまいます。
知恵やアイデアを生み出して会社に貢献することは一人では行えません。
価値を生み出す組織は、社員同士の情報共有がしっかりとされており、ミスやトラブルが起きても組織全体でバックアップできることです。
逆に弱体化している組織では、ミスやトラブルが起きてもすぐに対応できず価値の提供をすぐに行うことが難しくなってしまいます。

情報共有を上手く活性化させるポイント

情報共有を上手く活性化させるポイントは以下のようなものです。

1. 情報共有の意義や目的を浸透させる
2. 社内ミーティングを行う
3. ツールを活用する
4. 情報共有のルールを設定する
5. 情報共有されやすい雰囲気・環境をつくる
6. 社内報を活用する

情報共有するには様々な活用法があります。1つずつ見ていきましょう。

情報共有の意義や目的を浸透させる

社員の中では情報共有する目的や重要さを理解していない可能性があります。
逆に重要さを知っているけどこんなことを相談や報告してもいいのかなど考えているかもしれません。
そうならないように、情報共有をする目的や重要性を社員全員の考え方を統一することです。
重要性を理解することで、1人ひとりの考えも変わってきます。

社内ミーティングや面談を行う

社内ミーティングでは、お互いがもっている情報を共有したり、アイデアなどを表現できる場になっています。自分では発想できなかったことや聞いていなかった情報をメンバー全員に共有することができます。

また、面談では上司と部下で行い、日ごろの悩み相談であったり、業務のことであったり様々な情報を共有することが可能です。
事務所や社内で相談や共有しにくいことでも面談だと相談できるといったことができます。

ツールを活用する

社内SNSや掲示板、チャットなどたくさんのツールがあります。
弊社でもchatworkを使用しており、常に情報を共有しています。
ツールを活用することでメールや電話でしか共有できなかったことや情報が残らないといった問題に対してもすぐに確認できたり、見直すことが出来ます。
見直すことでどこまで業務を進めたか、この情報は共有されているのかなどを確認する役目もあります。

ツールを使う際は、どんなことで悩んでいるのか確認してから自社にあったものを活用しましょう。

情報共有のルールを設定する

情報共有のルールを作ってあげると社員は実行しやすくなるでしょう。
別にルールが無くても情報共有ができている企業であれば必要はありません。
しかし、自分1人だけができていては意味がないのです。
ちゃんと周りの社員も情報共有ができる環境やルールを作ってあげることが大事です。

例えば、1時間に1回仕事の報告をするであったり、仕事が完了したことでも報告するなど些細なことでも共有するといったルールがあると良いでしょう。

情報共有されやすい雰囲気・環境をつくる

情報共有するには雰囲気や環境づくりも大切です。
上司や先輩に報告したくても話しかけにくい雰囲気を出されていたりすると社員は共有しづらく感じてしまいます。
例えば、1時間に1回仕事の報告や相談する場を設けたり、上司から話しかける習慣を設けるなど些細なことでも共有できる雰囲気や環境づくりがあると良いでしょう。

社内報を活用する

社内報は一方的な情報共有に優れていて、さらにはコミュニケーションの向上にも効果を発揮します。
伝える情報の種類はいろいろなコンテンツを掲載することができます。
例えば、部署ごとの成果や報告であったり、社員紹介で一人ずつ紹介などができます。

特筆すべきは、pcを持たない部署や社員に配布したり、共有することができます。
その他にも、社内報を共有することで社員同士のコミュニケーションの会話に繋がったりと相乗効果が測れます。

情報共有を効率化した企業事例

ここでは情報共有を活性化した企業の事例をご紹介します。
自社でも取り組めそうな事例がありましたら参考にしてみてください。

東京地下鉄株式会社

東京地下鉄株式会社のHPはこちらからご覧いただけます。

東京地下鉄では、特定の社員が不在時でも迅速にコミュニケーションがとれる環境が必要でした。
離れた場所でも電話やメールだけでなくコミュニケーションが取れる環境を取るためMicrosoftのteamsを導入しました。
簡単な共有や確認事項はメッセージで行い、議論が必要な場合はweb会議を活用するなど用途ごとに合わせてコミュニケーションや情報共有することができました。
また、電話での再確認や伝達漏れがなくなり効率的な情報共有が実現しています。

株式会社A

弊社で社内報をお手伝いさせていただいている企業様です。

こちらの企業では全部署が情報共有できるようにoffice365を活用しています。
しかし、メールのやり取りやスケジュールについて確認できなかったり確認しない人がいたりと、すべてを把握することが難しい状況でした。
改善策として社内掲示板を導入し、掲示板を利用することで社内情報であったり共有事項を常に見られるようにしました。
採用したことにより社員同士の情報漏れが改善され、今では動画を用いた社内共有も始めています。

北海道テレビ放送株式会社

参照：電話とメールが中心だった北海道テレビでChatworkが果たした役割とは 北海道テレビ株式会社-Chatwork株式会社　

北海道テレビは、電話とメールが中心の情報共有がメインでした。
そのため、共有すべき情報が行き渡らないことや雑談が生まれにくく、コミュニケーションが不足していたそうです。
また、メールの開閉するタイミングや返信に時間が掛かっていたため、進捗を把握できなかった環境でした。
そこでchatworkを導入することで、雑談や気軽なコミュニケーションがとれるようになったそうです。
また業務ごとのグループチャットを作ることができ、誰にどの情報を共有すべきか把握できるようになりました。
60代後半の社員でも難なく使いこなしており、記録を残せるので情報共有の活性化につながっています。

シチズン時計株式会社

シチズン時計株式会社のHPはこちらからご覧いただけます。

シチズンでは、社内情報やデータなど全てメールで共有していたため、メールを読む人読まない人・メールの緊急性などを分ける時間が必要だったため、業務が非効率になっていました。
情報共有を円滑にする目的のため、社内SNSのSKIPを導入したそうです。
社内SNSを導入したことで確認事項のメールが約7割減少、情報を探す手間が省け業務効率化につながりました。
また、動画でも情報を共有しているので、技術やノウハウの伝承にも役立てています。

株式会社アットティー

参照：介護の導入事例 株式会社アットティー -株式会社Stock-

アットティーでは、情報共有は主に紙媒体で行っておりました。
日報や報告書などを紙媒体で行っていたため、業務効率が悪く限界を感じていました。
情報共有をスムーズにできるようにstockを導入しました。
stockを導入する前にチャットツールを活用していましたが、情報が流れてしまっていたりして仕事にならないことが原因でやめてしまったそうです。
一方、stockを導入することによりノート単位で情報を管理できるのでとても仕事がしやすくなりました。
リアルタイムで情報共有が可能になり、報連相の漏れをなくすことに成功しています。

社内の情報共有を活性化させる社内報

社内の情報共有を活性化させるには最適な社内報。情報共有の活性化以外にも、

・社内コミュニケーション
・離職防止
・モチベーションの向上
・人材育成
・新卒採用の向上

などの効果があります。

社内報は新聞のような形で使えるので、例えばpcを持たない社員がいる会社だと気軽に回遊でき1冊で他部署の情報を全て把握することができます。
また、部署の最新情報だけでなく社員のノウハウなども共有することが可能です。

ですが、社内報に掲載する内容次第では活性化される効果が変わっていきます。
確実に情報共有を上げたいのであれば、うまく共有できる内容を検討してから社内報を活用してみましょう。

情報の共有以外にも社内コミュニケーションや離職防止、モチベーションの向上に悩んでいる方は下記の記事と合わせてご覧ください。

【対策法6選】社内コミュニケーション不足の原因と影響！活性化させるメリット・デメリットとは？

離職防止に効果的な対策法7選！離職する社員の特徴や防止する理由を徹底解説

【必見】社員のモチベーションを上げる6つの方法！やる気を維持させるための対策法とは？

社内の情報共有を上手く回す社内報の作り方

前述の通り、社内報を活用することで多くのメリットがありますね。
社員の情報共有を活性化させる社内報の作り方は、以下のような内容を掲載することです。

・部署間の業務関連やノウハウなどの情報を掲載する
・新規事業や取り組み事項を掲載する
・グループ間の交流を促進するための社員紹介の記事

社内報は1回読むだけでも多くの情報を1度に得られることがポイントです。
ですが、社内報はメリットがありますがデメリットもあります。紙媒体だと最新の情報を共有しても発行するタイミングでずれが生じてしまいます。
しかし、確実に情報の漏れを無くすことができ、内容を再度見直すことができます。
ただし、社内報だけに頼らず、社内の情報共有しやすい環境にすることが大切です。

社内の情報共有にはルール設定や環境を改善することが大事

社内の情報共有の重要性や共有時のポイントについて解説してきました。

社内の情報共有は企業の信頼性や業績に繋がります。情報共有がされていないとトラブルやミスの原因になってしまいます。
また、情報共有がされていないことで生産性が落ちてしまい、社員同士の関係悪化にもつながってしまいます。
常に情報共有ができるようにするためには、ルール設定や環境を改善することが重要です。

弊社では紙媒体とPDFの社内報のお手伝いをさせていただいております。社内報って何？社内報を活用することでどんな効果が得られるのかもっと詳しく知りたいなどもお気軽にご連絡ください。
また、月7社まで無料に試せるキャンペーンもやっております。詳しくは下記リンクからご確認ください。
【月7社限定】社内報　無料お試しキャンペーン

社内報の効果については下記記事でもご紹介していますので合わせてご覧ください。
【webで読める事例10選】社内報の4つの効果！社内報を活用する目的と実際の声