【対策法6選】社内コミュニケーション不足の原因と影響!活性化させるメリット・デメリットとは?

社内報

いつもご覧いただきありがとうございます。株式会社グラニーレの坂田です。

今回は社内コミュニケーションの不足を解消する対策法についてお話します。社内コミュニケーションなんて解決したところで…と思われる方がいらっしゃるかと思います。
ですが、社員同士のコミュニケーション対策をすることはとても重要です。

今回の記事では、社内コミュニケーション不足の原因や影響、活性化させるメリット・デメリットと対策法について解説していきます。

もくじ

社内コミュニケーションが不足することで起きる原因

会社の雰囲気であったり、社員同士がうまくいっていないと感じたことはないでしょうか。
下記はコミュニケーション不足だと感じる具体的な原因です。

  • 上司や経営陣と接触する機会があまりない
  • 部署間での情報共有の不足
  • 悩みなどが相談しにくい環境
  • 会話する機会の減少

企業によっては社内コミュニケーションが不足する原因は違いますが、多くの社員が思っていることです。詳しく見ていきましょう。

上司や経営陣と接触する機会があまりない

社員によっては経営陣や上司と接する機会が少なくあまり話したことがなく仕事でも関りがないからコミュニケーション不足だと感じる人が多いでしょう。話したことがない経営陣の方や上司の仕事を把握できなかったり、会社のビジョンなどが社員に伝わらないことになってしまいます。

そんな場合は上司や経営陣とコミュニケーションがしやすい環境づくりやイベント・催し物などを設けることが重要です。

部署内での情報共有の不足

部署内での情報共有が不足していると誰がどんな仕事をしていて現在どんな事が行われているのか把握することが難しくなります。
上司に確認しても「共有してなかったっけ?」「もう一度説明するのは面倒だから他の人に聞いて」など適当にあしらわれてしまったら社内の情報を共有する気がないなと思ってしまいます。

日頃から情報共有を積極的に行い、互いの業務を把握するようにしましょう。

悩みなどが相談しにくい環境

悩み事などが相談しにくい環境であると、コミュニケーションをとりたくても取りづらい雰囲気を出されているからためらってしまう社員もいるかもしれません。
忙しさや話しかけにくい雰囲気を出している社員に相談するのは困難です。

社員がちゃんと相談できる環境や雰囲気づくりを少しずつ改善していきましょう。

会話する機会の減少

他部署だと離れているため中々会話する機会が少なく、仕事以外で話しかけにいきにくいと思ってしまうことがあります。
また、コロナ禍という事もあってリモートワークをされている方は特に社員と接する機会が減るため、会話する機会が少なくなります。

社員同士が会話できる場や定期的なミーティングなどを設けてあげると良いでしょう。

社内コミュニケーション不足で引き起こす影響とは?

社内のコミュニケーション不足で引き起こす影響とはいったい何なのでしょうか?
コミュニケーションが不足することで以下のようなことが起こります。

  1. ミスやトラブルが起きやすくなる
  2. 業務の質・モチベーションの低下
  3. 離職率を高める
  4. 顧客の信頼を失う

ミスやトラブルが起こりやすくなる

社員同士のコミュニケーションが不足すると仕事の連携が必要な時に、情報共有ができていないまま行うことでミスやトラブルにつながってしまうことがあります。
コミュニケーション不足が起こす主なトラブルの原因は社員同士の確認や共有などを行わないこと。
不足しているとミスが起きた際もフォローするのが難しくなってしまうでしょう。

業務の質・モチベーションの低下

社内コミュニケーションはチームワークの連携が必要な仕事には欠かせません。
コミュニケーションが不足していると、協力が必要になる場面の時にうまくやり取りできない恐れがあります。
また、モチベーションやスキル低下にもつながってきます。
社員同士の意見交換やアイデアが生まれにくくなり、ノウハウもたまらないので情報の共有が滞ってしまうでしょう。

コミュニケーション以外にも社員のモチベーションを上げる方法について知りたい方は下記記事も合わせてご覧ください。
【必見】社員のモチベーションを上げる6つの方法!やる気を維持させるための対策法とは?

離職率を高める

コミュニケーションが不足しているとミスやトラブルが起きやすくなり、社員のストレスが溜まりやすくなります。その結果、人間関係に悩んで仕事に対するモチベーションも低下してしまいます。
それにより離職してしまう社員が増え、人手不足に繋がるでしょう。
新卒や中途社員を採用しても中々定着しない可能性にもなってしまいます。

下記は離職防止に効果的な対策法についての記事になっておりますので、離職率を改善させたい方は合わせてご覧ください。
離職防止に効果的な対策法7選!離職する社員の特徴や防止する理由を徹底解説

顧客の信頼を失う

社内のコミュニケーションが不足すると顧客にも影響を与えてしまう可能性が高くなります。
例えば、コミュニケーションが不足することで社員同士が連携しないといけないところで納期の遅延だったり、共有する情報が漏れてミスしてしまうリスクがあります。
そのようなことが起これば会社の信頼喪失につながってしまうでしょう。
さらには、会社の評価が下がり企業に対するイメージが悪くなってしまう恐れもあります。

社内コミュニケーションを活性化させるメリット

社内コミュニケーションが不足している企業は活性化させることでメリットがあります。
以下のようなメリットが見込めます。

・社員の帰属意識が高まり離職率の減少
・仕事の作業率・生産性がアップ
・社員のストレスが減らせる働きやすい環境
・顧客満足度のアップ
・アイデアを生み出しやすくなる

社員の帰属意識が高まり離職率の減少

社内コミュニケーションを活性化させることで、トラブルが起きた場合でも対策が取りやすくなります。
また、社員同士の連携が取れ会社への帰属意識が高まり離職率を減少させることができます。
帰属意識が高まるとメンバー一人ひとりがチーム全体のことを考えて主体的に仕事を進めるようになります。
信頼性も高まり、社員の離職を減らす対策にもつながるでしょう。

社員の離職防止に対する対策法について知りたい方はこちらも一緒にご覧ください。

離職防止に効果的な対策法7選!離職する社員の特徴や防止する理由を徹底解説

仕事の作業率・生産性がアップ

コミュニケーションが円滑になることで社員一人ひとりの作業率や生産性が高まります。
また、ミスやトラブルを未然に防ぎやすくなります。
さらには、上司や同僚に話しかけやすいようになることで悩みや不安をすぐに相談でき、アドバイスや指摘してもらったりできるので仕事の業務改善の対策にもなるでしょう。

社員のストレスが減らせる働きやすい環境

社内コミュニケーションの不足で一番多い理由がストレスや働きにくい環境だと言われています。
社員同士が相談できるカフェテラスや小スペースなどを設置し、気軽に会話できる空間を作ることでストレスを軽減させることができます。
コミュニケーションの場だけではなく、リラックススペースとしても使えるので社員のストレスを減らせることにもなります。
雑談やプライベートなどの話で交流することにより仲間意識や個人の欲求をみたせることなど、仕事においても心身的に楽になります。

顧客満足度のアップ

社内コミュニケーションを活性化させることで、社内の情報や伝達がうまくいくようになります。
それにより、顧客情報やクレーム内容の対処法などが共有させることでより良いサービスを顧客に提供できるようになり、満足度にもつながります。
情報共有がスムーズになることで顧客満足度もアップするでしょう。

アイデアを生み出しやすくなる

社内コミュニケーションが円滑になれば、誰でも自由に意見や発言がしやすい社風になっていきます。
前向きな意見が飛び交うようになり、様々な立場から意見を取り入れることで考える力が身につくでしょう。
さらに業務改善やアイデアやひらめきが創造しやすくなります。

活性化しようとして起きるデメリット

社内コミュニケーションを活性化させるために、いろいろな施策を取り入れようと思った方がいるかもしれません。
しかしながら、メリットがある分デメリットがあります。具体的には、

・アイデアを出しても採用されない
・コミュニケーションツールを上手く活用できない
・環境づくりをしたが活用されていない

活性化させても上手く活用できていなければコミュニケーション対策をしたとはいえません。
社員が提案したアイデアを否定したり、ツールを活用しても何を言えばいいかわからないなど社員の不満につながってしまう可能性があります。最悪は離職に発展してしまうケースも。

コミュニケーションを活性化させたいのであれば、社員の気持ちに合わせて分かりやすくどんなやり方を望んでいるのか考えてあげると良いでしょう。

社内コミュニケーション不足の対策法

社内コミュニケーションの不足の多くは、職場内の問題以外にも労働条件など常に対策しないといけません。そのまま放置してしまうと会社に大きな悪影響を及ぼすことも考えられるでしょう。
以下は社内コミュニケーション不足の対策法です。

  • 1対1の定期的な面談
  • メンター制度の導入
  • 社内イベントの実施
  • カフェテリアや小スペースの完備
  • コミュニケーションツールの活用
  • 社内報の活用

詳しく見ていきましょう。

1対1の定期的な面談

社内コミュニケーションの1つでもある定期的な面談。上司と部下で月に1回1対1で面談を行う対策法です。
日頃の業務についての悩みや相談、雑談などを交えながら定期的に行うことでコミュニケーションを図れることができます。普段話せない疑問や相談ができるので、上司からは企業が何を求めているのかを伝えられます。

メンター制度の導入

メンター制度とは、新卒や中途社員など新入社員の人材育成を目的とした制度です。
キャリアアップ制度も人材育成に当てはまりますが、業務の指導だけでなく精神面のサポートを行うのがメンター制度の特徴です。
役割は、直属の上司や先輩ではなく他部署の上司・先輩社員が悩んでいる社員の相談にのるのが一般的です。

社内イベントの実施

社内コミュニケーションを改善させるのに社員全員が参加できるイベントなどを実施することです。
コロナ禍だから全員で集まってというのは中々難しい点もあるかもしれませんが、だからこそできるイベントを開催してあげましょう。
みんなが簡単に楽しめるものから取り組んでいくことが大事です。

カフェテリアや小スペースの完備

コミュニケーションの場を増やすなら社員同士で話ができるカフェテリアや小スペースなどを設けることです。
中小規模になると難しいかもしれませんが、そういったスペースを設けることでお昼の時間に談笑したり、ちょっとしたブレイクタイムに使用したりといろいろな活用法ができます。
ちょっとした憩いの場を設けることで、社員同士のコミュニケーションが弾むでしょう。

コミュニケーションツールの活用

いまではコロナ禍ということでコミュニケーションツールを活用される企業様も多いかと思います。
ツールを使うことで、話しかけにくい内容でも簡単にチャットのような感覚で送ることができます。
有料のものもありますが、まず初めに無料版で試しに活用してみてコミュニケーション不足を解消していきましょう。

社内報の活用

社内報は社内コミュニケーションを活性化させる効果があります。
その他にも、モチベーションの向上・離職防止、社員のノウハウを共有・採用促進の効果などが見込まれます。
会社の規模が大きい会社になってくると社員同士の面識が薄くなってしまいます。さらには、入社歴が浅い社員にとっては他の部署にどんな人がいるのか、どんな仕事をしているのか全く分かりません。
社内報を活用することにより、コミュニケーションが円滑になるような社員インタビューなどを掲載しておくと社員同士の会話のネタにもつながりやすくなります。
また、社内情報や社員のノウハウなどを共有することで情報の漏れを防ぐことができます。
使い方によって様々な効果を発揮するので、自社にあった社内報の活用ができるのです。

社内コミュニケーションを活性化させる取り組み事例

ここでは実際にコミュニケーションを活性化させて成功された事例をご紹介します。

株式会社バンダイナムコエンターテイメント

株式会社バンダイナムコエンターテイメントのHPはこちらからご覧いただけます。

バンダイナムコでは、事業部ごとにフロアが分かれており、部署の垣根を超えたコミュニケーションの取りづらさが問題でした。部署間のコミュニケーションは取れていたそうです。
しかし、部署の垣根を超えたやり取りが不十分で、自社の全体感を把握できていなかったのです。

新たにオフィスにリラックスできるスペースやソロワークスペースを設け、働く場所にとらわれず自由に業務ができるようになりました。
その結果、部署の垣根を超えたコミュニケーションをすることが増えたそうです。

クックパッド株式会社

クックパッド株式会社のHPはこちらからご覧いただけます。

クックパッドでは、社内コミュニケーションを活性化させるために社員同士の交流を目的とした巨大なキッチンスペースを設置しました。
設置したことによって社員同士が一緒に料理をすることができ、楽しむことでコミュニケーションが増えたそうです。

株式会社Y

弊社で担当している住宅の企業様が社内報を取り組むことでコミュニケーションを活性化することに成功しています。
毎月1日に発行し部署ごとに社員紹介したりイベントや社内情報・お知らせなどを掲載しています。
社内報をきっかけに他部署の社員さんと話してみたい社内報を読んで社員に声を掛けたら仲良くなったなどとさまざまな声をいただいております。
さらに、社内報についてのアンケートを実施することで社員がやってほしい企画やページごとの感想などのご意見をいただくことができました。

楽天株式会社

楽天株式会社のHPはこちらからご覧いただけます。

楽天では、従業員の健康維持と社内コミュニケーションの活性化を目的とした3食無料のカフェテリアを提供しています。
メニューは一部有料ですがメイン・ごはん・汁物・副菜・デザートが3食無料で食べられるそうです。毎日飽きが来ないようにメニューを設計されています。
社内コミュニケーションと社員の健康維持を考えた施策ですね。

株式会社カヤック

株式会社カヤックのHPはこちらからご覧いただけます。

カヤックの制度についてはたびたび当社のブログでも紹介しているほど面白い制度があります。
成長機会を提供する制度に360度フルオープンフィードバックという施策があります。
半年に一度自分の活動を振り返ったうえで一緒に働いている社員から自分の活動についてフィードバックをもらうということです。
目的は成長のためであり、報酬は連動していない施策になっています。

また、他の社員の振り返りとそれに関してのフィードバックもすべて公開されている点だそうです。
社員の成長もあり、上司だけでなく他の社員にも意見がもらえるので社内コミュニケーションの活性化にもつながっていますね。

社内報を活用してコミュニケーション不足を解消できる

社内報を活用してコミュニケーション不足を解消できます。
他部署の社員や経営陣と接しなくとも社内報を通して情報を知ることができます。
社内報だと社員一人ひとりにフォーカスを当てることができ、社員インタビューなどの記事ページを設けることでこの人はこんな趣味や想いを持っているんだなと感じることができます。
社員インタビューだけでなく、会社全体の情報共有であったり、社長インタビューや営業のノウハウ共有などいろいろな記事を掲載することで、社内のコミュニケーションを活性化させることができるのです。
実際に社内報を導入された企業様は、他部署の〇〇さんとお話してみたいや社内報をきっかけに△△さんと共通の趣味で盛り上がりましたなどといった声をいただいております。

上手く活用することで社内コミュニケーションの活性化ができるでしょう。

社員のコミュニケーションを活性化させる社内報の作り方

効果的な社内報を作るには、社員がどんな理由でコミュニケーションがとりづらい・不満を感じている点を把握することです。

・個人や経営陣のインタビューで会話のネタになる記事
・社内の情報を共有する記事
・社員の共通ネタの記事
・社員のノウハウを共有 など

会社の状況によっては社内報の内容は異なります。
ですが、社内報を活用することで1冊に社員が欲しい情報をすべてまとめて把握することができます。
社員同士の会話のネタにしたり、仕事のノウハウなどを共有することで不満や不安を減らすことができるでしょう。

社内報の効果について知りたい方は下記の記事をご覧ください。
【webで読める事例10選】社内報の4つの効果!社内報を活用する目的と実際の声

社内コミュニケーションを活性化させることはとても重要

ここまで社内コミュニケーションの不足で起きる原因と影響・メリットやデメリットについて解説してきました。
社内のコミュニケーションを活性化することは会社にとても重要なことです。コミュニケーションが不足していると情報共有の漏れやトラブルにつながる可能性があります。

今回の対策方法でできる方は実践してみてください。
対策法の1つ社内報を活用して対策してみたい方は、お気軽にご連絡ください。

弊社では紙媒体・PDFの社内報づくりを月7社まで無料に試せるキャンペーンをやっています。また、社内報を活用して効果があるのか、紙媒体でどんなメリットがあるのかなど不安な方もお気軽にお問い合わせください。

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