【比較】紙媒体とwebサイトの社内報の違いって何？メリット・デメリットをご紹介！

いつもご覧いただきありがとうございます。株式会社グラニーレの坂田です。

最近では紙だけではなく、webサイトやアプリ・専用のツールの社内報がありますよね。
「実際のところ紙媒体とwebサイトの社内報って何が違うの？」「作ってみたいけど、どの媒体がいいのか悩んでいる」といった方がいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、媒体別の特徴や比較とメリット・デメリット、実際に使い分けている企業について解説していきます。

紙とwebサイトの社内報の比較

代表的な社内報は紙媒体とWEBサイトの2つがあります。
媒体別の特徴を表にしました。

緊急性のお知らせには不向きな紙媒体に対し、webサイトはすぐに更新できるのが特徴ですね。
情報もある程度限られているので、会社ごとに合う社内報を選択することがオススメです。

一方、発行しても読んでもらえないのではないかと不安になる方もいらっしゃいますが、紙だとpcなど機器類を使用しない社員にも配布できたりします。

紙媒体のメリット

紙の社内報はいろいろなところに持っていって読むことができ、企業の経営方針や理念などをより深く伝えられるのが特徴です。紙媒体のメリットは以下になります。

• 閲覧してもらいやすい
• PCや機器などを使わない社員に配布できる
• 表彰することが簡単にできる
• 記憶に残りやすい
• システム費用が不要

pcなどの機器を使わない社員が多い会社は紙媒体の社内報が便利です。すぐに読めたり情報を1回で全て把握することができます。
また、社員を表彰することが簡単にできるので、社員のモチベーションを上げることができます。
さらに、社員以外にも家族や社外にも配布することが可能になるので、会社の雰囲気や仕事風景を見てもらえる機会が増えます。

紙ならではのデメリットも

紙媒体の社内報でもデメリットがあります。具体的には、

• 印刷や制作費が高くなる
• 冊子にした場合の余剰廃棄
• 1冊作るのに時間が掛かる
• 急ぎの情報に向いていない

紙の社内報を作るのには、多くの手間や時間を要します。制作する人が企画・設計・インタビュー・デザインなどすべてを行わなければなりません。
急ぎの情報共有や連絡は、紙に起こすタイミングでずれが発生してしまうので緊急性が失われてしまいます。

webサイトの社内報の特徴とメリット

webサイトだと気軽に誰でも見れ、自分がみたい情報のみ簡単に探して見ることができるのが特徴ですね。他にも、

1. 情報量に制限がない
2. リアルタイムに発信でき、頻繁に発行できる
3. 動画や音声などの情報も共有できる
4. 閲覧している情報の効果測定が可能
5. コミュニケーションが活発になりやすい

webサイトの社内報だと紙で見ることができない動画や音声の情報を得ることができます。
紙に比べて情報量の制限がなく、インタビューや成功事例など想いをページごとに分けて掲載することができます。
なおかつ、リアルタイムに発信でき、投稿する期間を設けずとも自由に発信できるのがwebサイトのメリットです。

webサイトの社内報でもデメリットがある

webサイトの社内報は紙と違った機械面や記事の内容のデメリットがあります。具体的には、

・担当者の専門スキルが必要になる
・社員の家族や社外に気軽に配布できない
・じっくり読んでほしい記事には向かない
・コンテンツの更新頻度が高くないと閲覧数が下がる

今から始めようと考えている企業様は以上の点を見て活用を検討してみてください。

紙媒体・webサイトを同時に運用する場合のポイント

現在2つの媒体で運用している方や上手く運用できるか悩んでいる企業様もいらっしゃるでしょう。
社内報を運営する上で何を紙に掲載するのか、webサイトではどんな情報を発信するのかが重要になってきます。

両方の運用を検討されている場合は、更新頻度や計画を立てて効率よく運用できるようにしましょう。

紙媒体の社内報のポイント

紙媒体を運用するポイントは、

• 読んでほしい・必要な情報のみ掲載する
• ぎっしり詰め込みすぎない
• 急ぎの情報共有などはwebサイトの社内報に掲載する

いろいろな情報を得られるのが紙媒体のよいところ。
同時に運用する場合は、読んでほしい内容を紙媒体に掲載することがポイントになります。

しかし、詰め込みすぎるとページを飛ばしてみたり興味を示してもらえなくなったりします。
併用する時は、必ず掲載する情報を見極めることが大切です。

webサイトの社内報のポイント

webサイトを運営する上でのポイントは以下になります。

• 社員紹介や速報など視覚的に訴えかける情報を掲載する
• 文章はできる限り少なくし、写真や動画など注目を集めやすいものにする
• 飽きないように常に最新の情報を更新する

紙媒体と比べて自分が欲しい情報を簡単に見つけることができるので、情報共有や作業のスピードアップなどが期待できます。

ポイントを踏まえて社員が満足する社内報を運用していきましょう。

紙とwebサイト両方を使い分けている企業の使い方

紙のみでは情報が伝わっているのか不安と思っている企業様がいらっしゃいます。
そういった方は、紙だけでなくwebサイトの社内報も活用されています。
社員だけに見せる内容をwebサイトに掲載し、家族や社外の人にも見せていいようにあえて内容を変えて発信しています。

併用している企業の声

弊社で担当している企業様は、webサイトの社内報は採用していませんが、デジタルブックを使用しています。無料で簡単にデジタルブックが作れるのがポイントです。
さらに、社内用・社外用の2パターンを毎月発行し、データだと文字が小さくて見えづらいなどといったの方にも簡単に見てもらえるように常に印刷できるように発行しています。
また、使い分けることによってpcを持たない部署の方に紙媒体を配布することで、簡単に他部署の情報を知ることができたという声もいただいています。

会社にあった媒体の社内報を使い分けよう

ここまで紙媒体の社内報とwebサイトの社内報の比較やメリット・デメリットについて解説しました。

実際に弊社で担当している企業様は社内報を活用することで社員同士のコミュニケーションが増えた、他部署の仕事内容や情報を把握することができたという声をいただいています。

媒体によってメリット・デメリットがありますので、自社にあった媒体の社内報を活用していきましょう。

弊社では紙媒体・PDFの社内報のお手伝いを行っております。社内報の作成に悩んでいることや効果についてもっと詳しく聞きたいなどありましたら改めてご説明いたしますので、お気軽にご相談ください。